Veelgestelde vragen
Heb je een vraag over het algemene aanvraagproces bij het Oranje Fonds? Bekijk hier of jouw vraag tussen onze veelgestelde vragen staat. Wil je een financiële aanvraag doen voor een van onze campagnes? Dat kan op de campagnewebsites.
Richtlijnen en voorwaarden
Je kunt het hele jaar door bij ons aankloppen in een van de volgende situaties:
- Je wilt een nieuw sociaal initiatief starten.
- Je bent een bestaand initiatief, maar je hebt steun nodig om jullie initiatief te versterken.
- Jouw bestaande initiatief is zo succesvol dat je kans ziet om dit aanzienlijk uit te breiden en de werking ervan te vergroten.
- Je wilt andere doelgroepen bereiken.
- Je wijzigt jouw methode of wil deze verder ontwikkelen.
We raden aan dat je altijd vooraf controleert of jouw project in aanmerking komt. Dat kun je op een aantal manieren doen:
- Onze projectcheck geeft je snel een indicatie of je een aanvraag bij het Oranje Fonds kunt doen of niet.
- Lees daarna altijd onze richtlijnen door en bekijk onze video’s over de aanvraagprocedure.
- Heb je daarna toch nog vragen? Neem dan gerust contact op met een van onze Programma Adviseurs via 030 656 45 24.
Wij ondersteunen niet alle soorten initiatieven. Onderstaande voorbeelden komen niet in aanmerking voor ondersteuning:
- Kortdurende en eendaagse activiteiten, zoals jubilea, feesten of evenementen. Wel organiseren we jaarlijkse mobilisatieprogramma’s, zoals NLdoet, en Burendag, deze vormen een uitzondering op deze regel.
- Normale basiskosten van een organisatie, zoals personeel, verzekeringen, elektra etc.
- Initiatieven die puur gericht zijn op natuur, kunst, sport, onderwijs, religie, gezondheidszorg. Deze onderwerpen vallen niet binnen het werkterrein van het Oranje Fonds, namelijk sociaal welzijn.
- De inrichting van speeltuinen en beweegtuinen valt niet binnen het werkterrein van ons Fonds.
Kijk voor een volledig overzicht van onze richtlijnen en voorwaarden.
Ontmoetingsruimtes zijn er in alle soorten en maten. Van een huiskamer voor de buurt, een multifunctioneel dorpshuis of activiteitencentrum tot een buurtmoestuin. Wij steunen plekken die mensen met elkaar verbinden.
Wil je een bijdrage ontvangen, dan is er een aantal criteria waaraan de ontmoetingsruimte moet voldoen. De ontmoetingsruimte:
- is bedoeld om de samenhang en betrokkenheid in de lokale gemeenschap te bevorderen.
- is langjarig voor dit doel beschikbaar.
- is openbaar en vrij toegankelijk voor de lokale gemeenschap.
- beschikt over een concreet activiteitenplan waaruit blijkt dat de ruimte frequent wordt gebruikt.
Speeltuinen en beweegtuinen vallen niet onder ontmoetingsruimtes. Inrichting daarvan wordt niet ondersteund door het Oranje Fonds.
Bekijk hier of jouw ontmoetingsruimte in aanmerking komt voor ondersteuning.
Nee het Oranje Fonds financiert geen beweegtuinen. We ontvangen veel aanvragen en moeten daarom keuzes maken in ons beleid. Beweegtuinen bevinden zich in de openbare ruimte, daar is primair de overheid verantwoordelijk voor.
Nee, het Oranje Fonds draagt niet bij aan sport- en spelplekken.
Nee, het Oranje Fonds draagt niet bij aan speeltuinen en/of natuurlijke speelplekken. We financieren ook geen speeltoestellen en/of beweegtoestellen. Wellicht zijn er mogelijkheden voor bijdragen bij onze collega's van het VSB Fonds en Jantje Beton.
Nee, het Oranje Fonds draagt niet bij aan kinderboerderijen en dierenweides. Dierenwelzijn en –educatie rekenen wij niet tot het werkterrein.
Ja, mits er geen andere ontmoetingsruimte is, het gebouw haar religieuze functie verliest en er sociaal-maatschappelijke activiteiten plaats gaan vinden. De kerk is dan geen eigenaar meer en is er een onafhankelijke beheerstichting (los van de kerk) die sociaal-maatschappelijke activiteiten ontwikkelt voor de buurt. Het Oranje Fonds draagt niet bij aan investeringen in gebouwen die in eigendom zijn van religieuze organisaties.
Nee, het Oranje Fonds draagt niet bij aan jeu de boules banen.
Alleen als buurtbewoners (dus niet alleen de bewoners van het complex) ook gebruik maken van en betrokken zijn bij deze activiteiten, kan het Oranje Fonds een bijdrage overwegen. Bijvoorbeeld een huiskamer voor de wijk of een buurtmoestuin op het terrein van het wooncomplex. Bij zorgcomplexen moet er een buurt- of bewonersorganisatie bij betrokken zijn.
Nee, in principe niet. Het Oranje Fonds draagt namelijk niet bij aan sportkleding, sportmateriaal, sportaccommodaties etc. Alleen als de sportaccommodatie wordt omgevormd tot multifunctionele accommodatie, waarin meerdere organisaties sociaal-maatschappelijke activiteiten gaan aanbieden, dan kan er een aanvraag gedaan worden bij het Oranje Fonds. En in het geval van zogenaamde ‘sport als middel’ activiteiten, zoals wanneer sport specifiek wordt ingezet om ontmoeting tussen diverse groepen tot stand te brengen of mensen meer te laten deelnemen aan de samenleving.
Nee, in principe niet, kunst- en cultuurparticipatie valt niet binnen het werkterrein van het Oranje Fonds. Alleen als een culturele accommodatie wordt omgevormd tot multifunctionele accommodatie, waarin meerdere organisaties sociaal-maatschappelijke activiteiten gaan aanbieden, dan kan er een aanvraag gedaan worden bij het Oranje Fonds. En in het geval van zogenaamde ‘kunst als middel’ activiteiten, zoals wanneer kunst specifiek wordt ingezet om ontmoeting tussen diverse groepen tot stand te brengen of mensen meer te laten deelnemen aan de samenleving.
Nee, dit valt niet binnen het werkterrein van het Oranje Fonds. We verwijzen je graag door naar Katalys, zij doen dit wel.
Wij bieden zelf geen advies bij het toegankelijk maken van ontmoetingsplekken. Wel kan bij ons aangevraagd worden voor financiële ondersteuning. Alzheimer Nederland ondersteunt buurthuizen, dorpshuizen, wijkcentra om toegankelijk te zijn voor mensen met geheugenproblemen en/of beginnende dementie. Aanmelden voor een startpakket bij Alzheimer Nederland kan hier. Naast inhoudelijke ondersteuning en concrete tips kan een locatie tot 5.000 euro sponsoring aanvragen bij Alzheimer Nederland. Wil je meer weten of een locatie aanmelden voor ondersteuning? Kijk dan op www.alzheimer-nederland.nl/ontmoetingsplek
Dergelijke initiatieven, hoe belangrijk ook, vallen niet binnen ons werkterrein. Wellicht zijn er mogelijkheden voor een bijdrage bij ons collegafonds: het Vfonds.
Indienen van een aanvraag
Om een aanvraag te kunnen beoordelen hebben wij verschillende dingen nodig.
Allereerst is het belangrijk dat je een account aanmaakt op Mijn Oranje Fonds. Dit is de online omgeving waarin je aanvragen indient en waarin je altijd je gegevens en lopende projecten kunt inzien. Particulieren kunnen geen geldaanvraag doen, dus zorg dat je een account aanmaakt als organisatie. Nadat je een account hebt aangemaakt kun je een aanvraag indienen. Heb je vragen over hoe Mijn Oranje Fonds werkt? Op onze site vind je handige instructievideo's.
Je kunt kiezen uit verschillende formulieren, afhankelijk van het soort aanvraag dat je wilt doen. Zo zijn er formulieren om deel te nemen aan programma’s, speciale formulieren voor Burendag en NLdoet. Kies voor 'algemene aanvraag' om een geldaanvraag te doen.
Alle vragen op het formulier zijn belangrijk, dus wees zo compleet mogelijk. Het aanvraagformulier bestaat deels uit standaard meerkeuze antwoorden. Kies bij twijfel wat het best aansluit bij jullie initiatief. Zorg dat je alle gevraagde bijlagen uploadt.
- Doe voordat je begint de projectcheck om te weten of je initiatief in aanmerking komt
- Hier vind je alle informatie over het aanvraagformulier, zodat je deze vooraf kunt doornemen.
- Bekijk hier video’s die onze aanvraagprocedure uitleggen.
- Meteen een aanvraag doen? Klik hier om een account aan te maken
Het Oranje Fonds vraagt in elk geval om de volgende stukken bij een aanvraag:
- de statuten van jouw organisatie
- een uittreksel van de Kamer van Koophandel (maximaal 6 maanden oud, mits er nadien geen wijzigingen meer zijn geweest)
- de meest recente jaarrekening en inhoudelijk jaarverslag
- een projectbegroting en dekkingsplan.
In de meeste gevallen ontvangen wij ook graag een projectplan en activiteitenoverzicht. Doe je een aanvraag vanuit een bewonersinitiatief of buurtvereniging en sta je niet ingeschreven bij de Kamer van Koophandel? Dan is het niet nodig statuten en uittreksel van de Kamer van Koophandel in te leveren. Verder vragen we hetzelfde als hierboven.
Voor een Burendag of NLdoet aanvraag kun je terecht op de websites van deze programma’s: Burendag en NLdoet. Het indienen van een aanvraag voor een van deze twee programma’s is NIET mogelijk via een algemeen aanvraagformulier van het Oranje Fonds.
Wil je als organisatie een maatjesproject aanmelden voor Maatjes Gezocht? Of ben je op zoek naar een Maatje? Ga dan naar onze speciale website Maatjes Gezocht.
Het Oranje Fonds ondersteunt via de Samenwerkende Fondsen Cariben lokale organisaties in het Caribisch deel van het Koninkrijk, zoals ngo’s, stichtingen, verenigingen en buurtcomités, bij de realisatie van hun sociale initiatieven. Een aanvraag die betrekking heeft op een Caribisch project kan alleen via de Samenwerkende Fondsen Cariben, niet via een aanvraagformulier op de Oranje Fonds website.
Meer informatie over de Samenwerkende Fondsen Cariben, het werkterrein en voorbeelden van gesteunde initiatieven vind je op www.samenwerkendefondsencariben.org of neem contact met ons op via 030 656 4524. Voor contact met onze adviseurs op de eilanden, klik hier.
Onze bijdragen variëren van € 500 tot € 100.000,=, afhankelijk van het project. Hogere bedragen zijn in enkele gevallen ook mogelijk. Het Oranje Fonds financiert nooit 100%. De reden daarvoor is dat wij graag zien dat een project breed gedragen wordt, dan heeft een project een grotere kans van slagen.
Het spreekt voor zich dat we hogere eisen stellen aan een omvangrijk project met hoge kosten dan aan een kleiner project. Voor kleinere projecten hebben wij daarom een ander - beknopter -aanvraagformulier. Wij beschouwen een initiatief als ‘kleiner’ wanneer de begroting maximaal 10.000 euro is. Daarvan kan dan maximaal 5.000 euro aangevraagd worden bij het Oranje Fonds.
Bekijk hier een video met meer uitleg over bijdragen voor kleinere initiatieven.
In een aanvraagformulier moet je zowel een begroting als een dekkingsplan opnemen. In de begroting neem je de kosten op die je gaat maken voor het initiatief. In het dekkingsplan neem je op hoe je die kosten gaat dekken/financieren.
In het aanvraagformulier vind je een voorbeeld format van een begroting. Deze kun je gebruiken. Aanvullend kun je dan een meer gedetailleerde begroting nog meesturen.
Bekijk hier een video met meer uitleg over dit onderwerp.
Oranje Fonds programma’s hebben een vaste looptijd, en een deadline voor aanmelden. Wanneer de werving voor een programma gesloten is, dan is het niet meer mogelijk om een project hiervoor aan te melden. Meer informatie over de diverse programma’s is te vinden op onze website.
Heb je nog specifiek een technische of inhoudelijke vraag over een NLdoet-aanvraag? Kijk op de NLdoet-website bij de veelgestelde vragen voor meer informatie. Is je vraag dan nog niet beantwoord, neem dan contact op via nldoet@oranjefonds.nl of 0900 448 84 48.
Wij bieden zelf geen advies bij het toegankelijk maken van ontmoetingsplekken. Wel kan bij ons aangevraagd worden voor financiële ondersteuning. Alzheimer Nederland ondersteunt buurthuizen, dorpshuizen, wijkcentra om toegankelijk te zijn voor mensen met geheugenproblemen en/of beginnende dementie. Aanmelden voor een startpakket bij Alzheimer Nederland kan hier. Naast inhoudelijke ondersteuning en concrete tips kan een locatie tot 5.000 euro sponsoring aanvragen bij Alzheimer Nederland. Wil je meer weten of een locatie aanmelden voor ondersteuning? Kijk dan op www.alzheimer-nederland.nl/ontmoetingsplek
Mijn Oranje Fonds
Mijn Oranje Fonds is de online omgeving waarin je aanvragen indient en waarin je altijd je gegevens en lopende projecten kunt inzien.
Hier vind je een aantal video’s met meer uitleg over de praktische werking van het systeem.
- Hoe geef ik door dat ik ben verhuisd?
- Hoe geef ik door dat mijn organisatie is verhuisd?
- Hoe geef ik door dat de contactpersoon van mijn organisatie is gewijzigd?
Dit soort wijzigingen kun je doorgeven in je Mijn Oranje Fonds account.
Hier vind je een aantal video’s met meer uitleg over de praktische werking van het systeem.
Je aanmeldnaam is gelijk aan het e-mailadres waarmee je inlogt. Deze kun je zelf aanpassen in Mijn Oranje Fonds. Dat gaat als volgt: klik op je naam rechtsboven in het scherm, klik op ‘Profiel’ en klik dan op ‘Contactgegevens wijzigen’. Als je daar je e-mailadres wijzigt, wordt dat ook meteen je nieuwe aanmeldnaam voor Mijn Oranje Fonds. Wil je namens een andere organisatie gebruik maken van Mijn Oranje Fonds? Dat kan alleen door je te registreren als nieuwe gebruiker. Het wijzigen van je e-mailadres is in deze situatie niet de juiste keuze.
Het wijzigen van je wachtwoord doe je als volgt: Ga naar mijn.oranjefonds.nl en klik op ‘Wachtwoord vergeten’. Na het invullen van je e-mailadres ontvang je een e-mail waarmee je een nieuw wachtwoord kunt instellen.
Alleen medewerkers van het Oranje Fonds kunnen gegevens wijzigen (vrij wijzigen van gegevens kan namelijk invloed hebben op de verwerking van de aanvraag). Door een e-mail te sturen naar info@oranjefonds.nl kun je een verzoek indienen om de gegevens te veranderen. Wij verwerken je aanvraag dan zo spoedig mogelijk en berichten je erover zodra de gegevens zijn aangepast.
Neem via projecten@oranjefonds.nl contact op met het Oranje Fonds, onze medewerkers helpen je graag verder.
Neem via projecten@oranjefonds.nl contact op met het Oranje Fonds, onze medewerkers helpen je graag verder.
Door een e-mail te sturen naar info@oranjefonds.nl kun je een verzoek indienen om het account op te heffen. Wij verwerken je aanvraag dan zo spoedig mogelijk en berichten je erover zodra de gegevens zijn gewijzigd.
Wil je inzicht hebben in gegevens van het oude account en/of historische gegevens van aanvragen inzien? Neem dan contact met ons op via info@oranjefonds.nl of neem telefonisch contact op via 030 6564524 (van 9.00 tot 17.00 uur).
Controleer of het bestand niet groter is dan 10 mb, verklein het bestand en probeer het nogmaals. Lukt het hierna nog steeds niet om de projectdocumenten te uploaden? Mail de documenten dan naar projecten@oranjefonds.nl o.v.v. het projectnummer.
Open je dossier en kijk bij de tab ‘documenten’.
Mogelijk is deze aanvraag door een collega van je ingediend. Moet de contactpersoon gewijzigd worden? Neem dan via projecten@oranjefonds.nl contact op met het Oranje Fonds, onze medewerkers helpen je graag verder.
Ja dat kan. Iedere keer als je in het aanvraagformulier op ‘Volgende’ klikt, worden je antwoorden opgeslagen. Je kunt dan gerust het scherm sluiten en op een later moment de aanvraag verder aanvullen. Via ‘Mijn projecten’ kan je verder gaan met je aanvraag door deze te openen en dan op de knop 'Concept hervatten' te drukken. Aanvragen die reeds ondertekend, definitief en verstuurd zijn naar het Oranje Fonds hebben de status 'Nieuwe aanvraag' en kunnen niet meer gewijzigd worden.
Als de aanvraag ingediend is, kan deze niet meer gewijzigd worden. Uiteraard is het wel mogelijk om extra toelichting te geven op de aanvraag of vragen hierover te stellen. Mail daarvoor naar projecten@oranjefonds.nl o.v.v. het projectnummer. Het projectnummer is terug te vinden onder ‘Mijn Projecten’.
Alle aanvragen die je hebt ingediend kun je terugzien op de pagina ‘Mijn Projecten’. Via de Thema-knoppen op de Hoofdpagina, kun je per programma de aanvragen zien.
Neem via projecten@oranjefonds.nl contact op met het Oranje Fonds, onze medewerkers helpen je graag verder.
Mail je vraag naar info@oranjefonds.nl of neem telefonisch contact op via 030 6564524 (van 9.00 tot 17.00 uur), we kijken graag met je mee.
Aanvraagprocedure
Nadat de programma adviseur jouw aanvraag in behandeling heeft genomen, ontvang je bericht. In de meeste gevallen vraagt de programma adviseur om aanvullende informatie om een besluit te kunnen nemen. Mochten de programma adviseurs concluderen dat jouw aanvraag niet aansluit bij ons werkterrein of criteria, dan ontvang je een gemotiveerde afwijzing.
Dat is afhankelijk van de volledigheid en de complexiteit van de aanvraag. In sommige gevallen kunnen we de aanvraag binnen 4 weken behandelen, in andere gevallen duurt het enkele maanden voordat we een besluit kunnen nemen. Je ontvangt per e-mail bericht van ons.
Bij het Oranje Fonds is de aanvrager degene die de financiële gegevens zelf in het aanvraagsysteem (Mijn Oranje Fonds) invult. De projectbegroting bestaat uit verschillende posten die je zelf invult – binnen de posten die wij daarvoor opvoeren, zoals personeelskosten.
Als er in de behandelfase wijzigingen plaatsvinden in de begroting, kun je de bedragen aanpassen en krijgt de adviseur hier automatisch bericht van. Dat noemen wij een begrotingswijziging.
Op het moment dat de adviseur met collega’s het besluit over de toekenning maakt, kan de begroting niet meer worden aangepast. We sturen hierna de aanvrager een brief met ons besluit.
Na het ontvangen van deze beslissingsbrief, als een project loopt, kun je niet zomaar bedragen meer veranderen. Dan dien je een Verzoek tot begrotingswijziging in en besluit de adviseur of deze herziening akkoord is.
Als je een aanvraag indient bij het Oranje Fonds, doe je dat door de meest actuele begroting in te voeren in het aanvragensysteem (Mijn Oranje Fonds).
Als de aanvraag is goedgekeurd, ontvang je een beslissingsbrief.
Soms wordt in deze brief gevraagd om een ‘aangepaste begroting en dekking’ in MijnOF in te voeren als VOORWAARDE om een voorschot uitbetaald te krijgen.
De begroting wordt vaak aangepast als duidelijk is hoeveel fondsen zijn geworven of als bekend is welke activiteiten definitief zijn.
Bij een afwijking van meer dan 25% ten opzichte van de totale kosten in de meest recent door het OF goedgekeurde begroting, moet dit worden voorgelegd.
In dat geval kun je dit indienen via het aanvragensysteem, niet via de mail en ook niet als upload met een excel-bestand. Ga hiervoor naar uw aanvraag in ons systeem, klik op de oranje knop Verzoek begrotingswijziging en pas de bedragen aan.
Je ontvangt een bevestiging van de adviseur per e-mail als deze de nieuwe begroting heeft goedgekeurd en dan zijn ook de aangepaste bedragen zichtbaar.
Dit kun je indienen via het aanvragensysteem (Mijn Oranje Fonds), niet via de mail en ook niet als upload met een excel bestand.
Ga hiervoor naar het aanvragensysteem, klik op de oranje knop Verzoek begrotingswijziging en pas de bedragen aan. Je ontvangt een bevestiging van de adviseur als deze de nieuwe begroting heeft goedgekeurd en dan zijn ook de aangepaste bedragen zichtbaar. Als er nog vragen zijn, nemen we contact op.
Procedure na toezegging
We sturen een officiële toezeggingsbrief naar het e-mailadres dat bij ons bekend is, meestal het e-mailadres dat hoort bij het Mijn Oranje Fonds account waarmee de aanvraag is ingediend.
Lees deze brief heel goed. Hierin staat, naast het toegekende geldbedrag, ook een aantal voorwaarden. Deze voorwaarden gaan over algemene zaken, zoals de manier waarop je jouw uitgaven verantwoordt. Maar er kunnen ook voorwaarden in de brief staan die specifiek voor jullie project gelden.
Bij de toezeggingsbrief zit ook een brief die je ondertekend binnen 30 dagen moet uploaden in je Mijn Oranje Fonds account. Hiermee gaan wij een officieel contract met elkaar aan.
Voor een goede afhandeling van het project is het belangrijk dat je op tijd begint met het bijhouden van je interne administratie. Zodat alles geregeld is voor rapportages en financiële afhandeling.
Bij de start van het project kun je een voorschotbetaling van 80% aanvragen. Let goed op de voorwaarden hiervoor, die vind je in de toezeggingsbrief. Een voorschot aanvragen doe je digitaal in Mijn Oranje Fonds. Na goedkeuring van het voorschot ontvang je het geldbedrag op de rekening van je organisatie.
Bekijk hier een video met meer uitleg over dit onderwerp.
Dan biedt ons reglement voor heroverweging uitkomst. Lees hier meer.
Is er in de tussentijd iets veranderd aan jouw project? Kan het bijvoorbeeld toch niet doorgaan? Hebben jullie vertraging opgelopen of zijn de resultaten anders dan verwacht? Laat het ons dan weten! Wij passen dit aan in onze administratie, zodat we beiden niet voor verrassingen komen te staan.
Je kunt ons bereiken door te bellen of een mailtje te sturen. In je Mijn Oranje Fonds account en in de toezeggingsbrief kan je zien wie de behandelend programma adviseur is van je aanvraag. Houd altijd je projectnummer bij de hand als je contact opneemt.
Na afloop van een project vragen wij je om zowel een financiële als inhoudelijke verantwoording. Je laat daarin zien hoe het project verlopen is ten opzichte van de oorspronkelijke aanvraag.
Verantwoorden van je project doe je digitaal, in Mijn Oranje Fonds. Hier vul je het evaluatieformulier en de financiële eindverantwoording in. En upload eventueel een inhoudelijke rapportage. Dat laatste is alleen nodig als we daar van tevoren afspraken over hebben gemaakt.
De financiële eindverantwoording bestaat uit het opvoeren van alle gemaakte kosten op het totale project op basis van de begroting waar wij een toezegging op hebben gedaan. Bij de inhoudelijke rapportage willen we zien hoe het project is verlopen.
Voordat je overgaat tot de verantwoording (afrekening) adviseren wij je om de Algemene bepalingen op onze website door te nemen.
Bekijk hier een video met meer uitleg over dit onderwerp.
Het kan zijn dat een van de voorwaarden in de toezeggingsbrief is dat je moet afrekenen met een accountantsverklaring. Het gaat dan echt om een RA accountant. Mocht dit het geval zijn, zorg er voor dat de verklaring onafhankelijk is en dat het Oranje Fonds op de verklaring vermeld staat. Op onze website staat dit in detail uitgelegd, lees dit goed. En bij vragen: bel een van onze programma medewerkers, zij helpen graag.
Verantwoorden
Na afloop van een project vragen wij je om zowel een financiële als inhoudelijke verantwoording. Je laat daarin zien hoe het project verlopen is ten opzichte van de oorspronkelijke aanvraag.
Verantwoorden van je project doe je digitaal, in Mijn Oranje Fonds. Hier vul je het evaluatieformulier en de financiële eindverantwoording in. En upload eventueel een inhoudelijke rapportage. Dat laatste is alleen nodig als we daar van tevoren afspraken over hebben gemaakt.
De financiële eindverantwoording bestaat uit het opvoeren van alle gemaakte kosten op het totale project op basis van de begroting waar wij een toezegging op hebben gedaan. Bij de inhoudelijke rapportage willen we zien hoe het project is verlopen.
Voordat je overgaat tot de verantwoording (afrekening) adviseren wij je om de Algemene bepalingen op onze website door te nemen.
Bekijk hier een video met meer uitleg over dit onderwerp.
- De beste onderbouwing is een uitdraai van de daadwerkelijk gemaakte uren uit een urenregistratie. Hiervoor zijn eenvoudige (gratis) Apps te gebruiken zoals Chimps.
- Of onderbouw de personeelskosten die zijn gemaakt met een uitdraai van een grootboekrekening. Deze laat je ondertekenen door een tekeningsbevoegd persoon uit de organisatie. Als bestuurders gezamenlijk bevoegd zijn, vragen we twee handtekeningen.
- Gebruik géén loonstroken ter onderbouwing van personeelskosten.
- De minimum onderbouwing voor het Oranje Fonds is dat je een pdf maakt van het urenoverzicht en deze laat ondertekenen door een tekeningsbevoegd persoon uit de organisatie.
Als je een bedrag hebt opgenomen voor de inzet van de vrijwilligers, dan is dat zichtbaar in de begroting èn de dekking van je project. Bij de eindverantwoording is het belangrijk dat je onderbouwt of - en zo ja welke - kosten zijn gemaakt.
- Gaat het om de kosten voor het opvragen van een VoG? Stuur dan de factuur mee.
- Gaat het om het onderbouwen van vrijwilligersuren? Dan volstaat het als de bestuurder een urenoverzicht ondertekent waarop staat dat de inzet (bijvoorbeeld bij een verbouwing) inderdaad is gedaan.
- Voor de maximale vrijwilligersvergoeding hanteren wij de geldende regels van EUR 2.100,- per jaar per persoon (2024)
- Bij de begroting kun je een post ‘onvoorzien’ opnemen. De verantwoording vindt achteraf plaats op basis van werkelijk gemaakte kosten. De kosten die kunnen worden onderbouwd met facturen graag op deze manier verantwoorden.
- Voor kosten onder de honderd euro (met een totale maximum waarde van 500 EUR) is geen onderbouwing met een factuur nodig.
Ja, dat kan. In het verantwoordingsformulier vind je een sjabloon en verdere instructies om gebruik te maken van de bulkimport. Let hierbij wel op dat we voor de gemaakte kosten alsnog facturen verwachten. Deze kan je uploaden nadat je de posten hebt opgevoerd.
Als de gemaakte kosten lager zijn dan gedacht en het project is afgelopen, dien je de verantwoording in. Wij bekijken dan wat de hoogte is van het bedrag dat over is (overschot) en verrekenen dit met de andere financiers ‘naar rato’. Dat betekent (als wij één van de drie financiers zijn) dat wij 1/3 van het overschotbedrag terug zullen vorderen.
Je krijgt een brief waarin staat dat je dit terug betaalt aan het Oranje Fonds. Dit komt dan weer ten goede aan een andere organisatie.
Als het project nog niet helemaal is afgelopen, kun je een verzoek indienen om de einddatum van het project iets uit te stellen.
Als de eigen bijdrage lager is dan begroot, vragen we om dit goed toe te lichten. Wat is de reden hiervan? Als er sprake is van een groot eigen vermogen, zullen wij een lagere eigen bijdrage niet accepteren.
Deze inkomsten (bijvoorbeeld Crowdfunding) neem je alleen op bij de verantwoording als dit ook in het oorspronkelijke dekkingsplan was vermeld. Anders niet.
Het kan zijn dat één van de voorwaarden in de toezeggingsbrief is dat je moet verantwoorden met een accountantsverklaring. Als onze bijdrage hoger is dan €50.000,- is dit standaard.
Het gaat dan echt om een goedkeurende verklaring van een RA accountant. Een samenstellingsverklaring of een rapport van bevindingen is onvoldoende. Mocht deze voorwaarde van toepassing zijn, zorg er dan voor dat de verklaring onafhankelijk is opgesteld en dat het Oranje Fonds op de verklaring zelf vermeld staat.
Op onze website staat dit in detail uitgelegd, lees dit goed.
Bij deze accountantsverklaring hoort ook een door de accountant ondertekend financieel overzicht.
100% van de kosten moet worden onderbouwd. De facturen moeten (indien mogelijk) op naam van de organisatie staan. Wij accepteren geen bonnen die dateren van vóór de datum waarop je de projectaanvraag bij het Oranje Fonds hebt ingediend. En we accepteren ook geen offertes voor werk dat nog geleverd moet worden. Deze mogen niet worden meegenomen in de verantwoording.
Als je geen bijlage hebt, geef je een toelichting waarom. Voor kosten onder de honderd euro (met een totale maximum waarde van €500,-) is geen onderbouwing met een factuur nodig. Let op: er wordt wel een factuurdatum gevraagd. Vul daar de datum van vandaag in.
Je wordt gevraagd om een inhoudelijke rapportage te uploaden. Met een inhoudelijke rapportage vertel je hoe het project verlopen is, welke resultaten je behaald hebt en wat de organisatie van het project geleerd heeft. Je mag hiervoor een eigen sjabloon gebruiken, of gebruikmaken van ons evaluatieformulier.
Deze manier van verantwoorden verandert nog NIET. De verantwoording verloopt op de manier die je gewend bent. In principe vindt de eindafrekening aan het einde van de gehele periode plaats. Tussentijds vragen wij om een inhoudelijke rapportage, financiële voortgangsrapportage en meerjarenbegroting. Op basis van deze informatie nemen wij een besluit over een bijdrage voor het volgende projectjaar. Meer informatie kun je hier vinden.
Overig
Bel ons gerust. We zijn tijdens kantooruren bereikbaar via het telefoonnummer 030-6564524.
Ja, ik blijf graag op de hoogte
